Verpflegungskosten für Selbstständige (Autonomos) in Spanien

Selbstständige haben das Recht, Frühstück, Mittag- und Abendessen an Arbeitstagen abzusetzen, wobei sie den vom Finanzamt festgelegten Höchstbetrag nicht überschreiten dürfen. Meistens fallen diese Ausgaben von Montag bis Freitag an, was aber nicht ausschließt, dass sie auch am Wochenende anfallen, solange nachgewiesen wird, dass die entsprechende Mahlzeit bei Dienstreisen zu Arbeitszwecken eingenommen wurde.
Nicht nur in Spanien geleistete Zahlungen sind steuerlich absetzbar, sondern auch außerhalb Spaniens gezahlte Ausgaben, solange der Grund der Reise mit der Tätigkeit zusammenhängt. Die von der Steuerbehörde festgelegten Höchstbeträge sind:

  • Maximal 26,67 Euro pro Tag für Mahlzeiten innerhalb des spanischen Staatsgebiets.
  • Maximal 48,08 Euro pro Tag für Mahlzeiten außerhalb des nationalen Hoheitsgebiets.
  • Höchstens 53,67 Euro pro Tag bei Aufenthalten mit Übernachtungen in Spanien außerhalb des Ortes, dem der Selbstständige angehört.
  • Maximal 91,35 Euro pro Tag bei Aufenthalten mit Übernachtung außerhalb Spaniens.

Bei einem Selbstständigen, die von Montag bis Freitag arbeiten und aus beruflichen Gründen drei Mahlzeiten außer Haus einnehmen müssen, können also maximal 133,35 Euro pro Woche, 533,4 Euro pro Monat und 6.400,8 Euro pro Jahr abgezogen werden, wobei zu berücksichtigen ist, dass es Urlaubstage geben kann, an denen der Selbstständige keine Verpflegungspauschale erhalten sollte. Dieser Betrag erhöht sich, wenn die Arbeit außerhalb des nationalen Territoriums verrichtet wurde oder wenn es notwendig war, eine Nacht außer Haus zu verbringen, weil Hotelkosten hinzukommen.

Selbstständige müssen fünf Voraussetzungen erfüllen, um die Kosten für den Verpflegungsaufwand absetzen zu können

Die Möglichkeit für Selbständige, Verpflegungskosten abzusetzen, war ein großer Fortschritt für die Betroffenen, auch wenn es "sehr schwierig war, dies zu erreichen". Die Finanzverwaltung musste einen Weg finden, damit die Selbstständigen zuverlässig nachweisen können, dass sie außer Haus gegessen haben. Daher ist eine der wichtigsten Anforderungen der Steuerbehörden, dass die Mahlzeiten immer in gastronomischen Betrieben eingenommen werden müssen, d.h. nur Zahlungen in Bars oder Restaurants sind gültig. Der Einkauf von Verpflegung in Supermärkten beispielsweise wird nicht anerkannt. 
Die andere wesentliche Anforderung ist, dass die Zahlung elektronisch erfolgen muss, d.h. die Mahlzeiten müssen mit Karte, kontaktlos oder auf andere elektronische Weise bezahlt werden. Auf diese Weise kann das Finanzamt alle Einzelheiten der Transaktion nachvollziehen, da sie auf Ihrem Kontoauszug erscheinen. Es ist wichtig, dass Selbstständige eine Karte oder Zahlungsmethode verwenden, die auf ihren Namen lautet, da das Finanzamt sonst möglicherweise weitere Informationen anfordert. Zusätzlich zu diesen beiden Anforderungen verlangt die Verwaltung von den Selbständigen die Einhaltung von drei weiteren, also insgesamt fünf Verpflichtungen:

  • Alle Mahlzeiten müssen immer während der Ausübung der Tätigkeit stattfinden, unabhängig davon, ob es sich um Frühstück, Mittag- oder Abendessen handelt. Der Aufenthalt abseitz vom Wohnort muss zweifelsfrei aus beruflichen Gründen stattfinden. Dies muss nachgewiesen werden können. 
  • Der abgezogene Betrag darf die vom Finanzamt festgelegte Grenze nicht überschreiten.
  • Es muss eine Rechnung/Factura simplificada verbucht werden, welche Dartum und Uhrzeit enthalten muss, sowie Ort und Name der Verpflegungsstätte, ggf. dessen Steuernummer. Der Selbstständige muss auf dem Beleg identifiziert sein. Rechnungen, Quittungen oder Belege müssen mindestens vier Jahre lang aufbewahrt werden.

Es ist wichtig zu betonen, dass es im Prinzip ausreichen sollte, die Quittung und den Beleg zu haben, um zu beweisen, dass der Selbständige die Zahlung elektronisch getätigt hat, da die Quittung die Angaben des Selbständigen, der die Zahlung getätigt hat (die Kredit- oder Debitkarte, die auf seinen Namen lauten muss), des Restaurants, das sie erhalten hat (mit Namen, Adresse und Steuernummer), sowie das Datum und die Uhrzeit enthält. Die Wahrheit ist, dass das Gesetz nichts darüber aussagt. Im Gegenteil, es wurde so festgelegt, wie es das Gesetz vorschreibt, weil der Querverweis zwischen den Aufzeichnungen der Bank über die Ausgaben mit der Karte und der vom Restaurant ausgestellten Quittung ausreicht, um dies zu rechtfertigen.

Es handelt sich hier um eine allgemeine fachliche Aussage und nciht um eine individuelle Steuerberatung. Bei Fragen stehen wir Ihnen gerne zur Verfügung. 

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